Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных в программном сервисе Orivika, доступном по адресу https://orivika.ru/ и через мобильное приложение Orivika (далее — «Orivika», «Сервис»). Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Правообладатель и исполнитель по договорам о предоставлении доступа к Сервису — Горская Виктория Сергеевна, физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (самозанятый) (далее — «Исполнитель»).

Контакты по вопросам обработки персональных данных, конфиденциальности и безопасности:

электронная почта: ivms889@gmail.com;
город: Владивосток (полный адрес для переписки указывается в договоре).

Исполнитель лично выполняет функции лица, ответственного за организацию обработки персональных данных.

Orivika — инструмент для документирования приёма в медицинских организациях. Сервис предназначен для уполномоченных сотрудников медицинских организаций, не является кабинетом пациента и не предназначен для диагностики, лечения и принятия клинических решений.

2. Роли участников обработки

Медицинская организация, заключившая договор с Исполнителем (далее — «Клиника»), является оператором персональных данных своих пациентов и сотрудников: она определяет цели обработки, получает необходимые согласия пациентов и отвечает за ведение официальной медицинской документации.

Исполнитель обрабатывает данные пациентов и сотрудников Клиники исключительно по поручению Клиники (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ) на основании договора, в объёме и в целях, определённых Клиникой, и не использует их в собственных целях.

Если пользователь зарегистрировался самостоятельно (демо-доступ, тариф для частного врача) и вносит данные своих пациентов, оператором этих данных является он сам; Исполнитель обрабатывает их по его поручению на тех же условиях, что и для Клиники.

Самостоятельным оператором Исполнитель является только в отношении данных представителей Клиник, необходимых для заключения и исполнения договора (ФИО, должность, контактные данные), данных лиц, зарегистрировавшихся для демо-доступа или оставивших заявку на тариф, и обращений, направленных Исполнителю. Такие данные обрабатываются на основании отдельного согласия на обработку персональных данных и договора.

3. Какие данные обрабатываются

Данные сотрудников Клиники (пользователей):

фамилия, имя, отчество; специальность и роль в Сервисе;
фотография, если она добавлена;
логин, пароль в виде криптографического хеша, сведения о правах доступа;
сведения о входах и действиях в Сервисе, технические данные для безопасности.

Данные пациентов Клиники (в объёме, который вносят сотрудники Клиники):

фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения или возраст;
номер телефона — если Клиника использует напоминания пациентам;
дата и сведения о приёме: жалобы, анамнез, данные осмотра, диагноз, план лечения и назначения;
аудиозапись приёма и её расшифровка;
фотографии полости рта, индексы гигиены, пародонтограмма, протокол процедур и рекомендации;
отчёт для пациента.

Данные о состоянии здоровья относятся к специальной категории персональных данных (ст. 10 152-ФЗ) и составляют врачебную тайну (ст. 13 Федерального закона № 323-ФЗ). Их передача Исполнителю допускается только при наличии у Клиники законного основания, в том числе письменного согласия пациента.

Не вводятся в Сервис: паспортные данные, СНИЛС, номер полиса ОМС и адрес пациента.

4. Цели обработки

документирование приёма: запись или загрузка аудио, расшифровка, подготовка черновика записи для врача;
ведение рабочих материалов модуля «Гигиена»: фотопротокол, индексы, пародонтограмма, протокол, отчёт пациенту;
направление пациентам сервисных напоминаний от имени Клиники — только при наличии согласия пациента;
создание и сопровождение учётных записей, разграничение прав доступа, обеспечение безопасности;
техническая поддержка и исполнение договора с Клиникой.

5. Вспомогательные функции и ИИ

Распознавание речи (Whisper), подготовка черновиков (Qwen) и вспомогательная обработка фотографий выполняются локальными моделями на сервере Сервиса. Данные пациентов не передаются во внешние облачные ИИ-сервисы (OpenAI, Google, Yandex и иные).

Результат работы вспомогательных функций — черновик для заполнения. Он не является диагнозом, заключением или рекомендацией по лечению. Врач самостоятельно проверяет, исправляет и подтверждает все сведения; клинические решения принимает только врач.

Данные пациентов не используются для обучения, дообучения или улучшения моделей искусственного интеллекта.

6. Сроки хранения

Категория	Срок хранения в Orivika
Записи приёма: аудио, расшифровка, черновик и подтверждённая карта	90 дней с момента создания, затем удаляются автоматически
Модуль «Гигиена»: карты пациентов, приёмы, индексы, пародонтограммы, протоколы, отчёты	В течение действия договора с Клиникой. Удаляются по запросу Клиники либо после прекращения договора — в течение 30 дней, после предоставления Клинике возможности выгрузки
Файлы фотографий модуля «Гигиена»	Не дольше срока хранения карты и не более 7 лет
Ссылка на отчёт для пациента	24 часа, затем перестаёт действовать
Учётные записи сотрудников	До удаления Клиникой или прекращения договора
Журналы входов и действий	В течение действия договора с Клиникой
Резервная копия	Создаётся ежедневно в зашифрованном виде; хранится только последняя копия

Сервис не является официальным архивом медицинской документации. Клиника самостоятельно переносит и хранит официальную медицинскую документацию в порядке и сроки, установленные законодательством.

7. Доступ к данным

сотрудники Клиники получают доступ только к данным своей Клиники и только в пределах своей роли;
данные одной Клиники недоступны пользователям другой Клиники;
Исполнитель получает доступ к данным пациентов только при необходимости: для обеспечения работоспособности, устранения инцидента, восстановления из резервной копии или по запросу Клиники.

8. Размещение и защита данных

Все данные хранятся и обрабатываются на арендованном сервере в Москве (Российская Федерация). Резервные копии также хранятся на территории Российской Федерации.

Применяются: персональные учётные записи; разграничение прав доступа и изоляция данных Клиник; HTTPS; хранение паролей в виде хешей; завершение сеанса при выходе и по неактивности; журналы входов и действий; вход на сервер только по криптографическому ключу; шифрование резервных копий; автоматическое удаление данных по истечении сроков хранения.

9. Напоминания пациентам

Клиника может подключить своего бота в мессенджере MAX для сервисных напоминаний пациентам (например, о плановом визите на профессиональную гигиену). Сообщения направляются от имени Клиники и только пациентам, давшим согласие на такие напоминания. В текст сообщения не включаются диагнозы, фотографии и результаты лечения. Пациент может отказаться от напоминаний в любой момент. Рекламные рассылки через Сервис не направляются.

10. Мобильное приложение

Мобильное приложение Orivika — клиент того же Сервиса для сотрудников Клиники. При включённой настройке приложение может сохранять фотографии фотопротокола в галерею устройства; такие фото обрабатываются устройством и его операционной системой (в том числе могут синхронизироваться с облаком пользователя, если это включено в телефоне). Сохранение в галерею отключается в настройках приложения.

11. Передача данных и сторонние сервисы

Исполнитель не продаёт данные и не передаёт их третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством, и сервисов, перечисленных ниже:

ИИ-модели. Анализ фотографий, распознавание речи и подготовка черновиков выполняются моделями на сервере Исполнителя в России. Фото, аудио и карты пациентов не передаются сторонним ИИ-сервисам;
хостинг-провайдер (ИП Севастеев Артем (ОГРНИП 326508100446375, ИНН 502997829007), сервис serv.host) — подобработчик: предоставляет серверную инфраструктуру в Российской Федерации, не имеет поручения на обработку и доступа к содержимому данных;
MAX — для сервисных напоминаний пациентам, только после подключения Клиникой своего бота и согласия пациента; передаются имя, текст напоминания и идентификатор чата;
Telegram — на тех же условиях, что и MAX, если Клиника подключит бота Telegram;
почтовый сервис и сервис отправки SMS (если подключены) — для служебных сообщений самим пользователям: ссылка или код для смены пароля, чеки; передаются только адрес почты или номер телефона и текст сообщения. Пациентам через эти сервисы сообщения не направляются;
банк или платёжный сервис — для приёма оплаты тарифа: сведения о платеже без реквизитов банковской карты (реквизиты карты вводятся на стороне платёжного сервиса).

Cookies и аналитика. Сайт и Сервис используют только необходимые cookies (сессия входа, настройки) и локальное хранилище браузера. Сторонние счётчики и рекламные системы не используются; если они будут подключены на публичных страницах, то только после отдельного согласия посетителя и никогда — в кабинете и на страницах отчётов пациентов.

12. Инциденты

При выявлении неправомерной передачи или утечки персональных данных Исполнитель незамедлительно (не позднее 2 часов с момента обнаружения) уведомляет Клинику и содействует ей в расследовании и уведомлении Роскомнадзора в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ.

13. Права субъектов и обращения

Пациенты по вопросам обработки своих данных, отзыва согласия и медицинской документации обращаются в свою Клинику; Исполнитель содействует Клинике в исполнении таких запросов. Сотрудники Клиник и представители Клиник могут обратиться к Исполнителю по контактам из раздела 1. Ответ направляется в сроки, установленные 152-ФЗ.

14. Изменение Политики

Новая редакция публикуется на этой странице с указанием даты. Предыдущие редакции предоставляются по запросу.